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奥门金沙网址 政府采购管理内部控制制度 (2020年修订)

来源: 作者: 发布时间:2020年11月02日 浏览次数: 次 [字体: ] [收藏] [打印文章]

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政府采购管理内部控制制度

2020年修订

第一章  总则

第一条 为了规范学校采购行为,提高学校采购效率,明确岗位职责,有效降低采购成本,满足学校对优质资源的需求,维护公开、公平、公正的市场竞争环境,加强对学校采购行为的内部控制和管理,防范采购过程中的差错和舞弊,桂财采[2019]72号和梧教[2020]105号文件要求,结合学校实际,特制定本制度。

第二条 学校各处室为履行其职能或为师生教育教学服务,使用财政性资金外购货物、服务、维修、基建工程等,适用本制度。

第三条 学校采购实行集中采购和分散采购相结合,采购项目必须严格执行相关审批、核准、备案管理等基本程序。

 

第二章 管理机构

第四条 成立学校采购领导小组,由校长任组长,分管财务后勤的副校长(副书记),成员由各处室负责人、专职采购员和教师代表组成。领导小组组长对学校采购负总责,具体事务由总务处牵头组织开展,学校内部控制监督小组负责监督检查。

第五条 学校采购领导小组的主要职责是:传达上级有关文件精神,对各部门的政府采购申请进行审批及组织采购。学校内部控制监督小组对部门采购行为实行过程负责监督检查,对发现的问题及时进行纠正,调查处理交易活动的投诉和纠纷。

 

第三章 岗位设置及职责

第六条 实施归口管理,明确岗位职责。明确校长室为管理部门,各处室为采购执行部门。总务处牵头建立本单位政府采购内部控制制度,建立政府采购与预算、财政资金、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制,共同做好编制政府采购预算和实施计划、确定采购需求、组织采购活动、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

第七条 强化内部监督。学校内部控制监督小组要发挥监督作用,加强对采购执行过程监管工作。畅通问题反馈和受理渠道,通过检查、考核和设置监督电话或信箱等多种途径查找和发现问题,有效分析、预判、管理、处置风险事项。

第八条 合理设岗,强化权责对应。

(一)界定岗位职责。

(二)不相容岗位分离。

(三)相关业务多人参与。

(四)实施定期轮岗。

第四章 政府采购业务管理

第九条 学校使用财政性资金采购的货物、工程和服务都属于政府采购范围,必须执行政府采购制度。严格按照《广西壮族自治区财政厅关于公布广西政府集中采购目录及标准(2020年版)的通知》(桂采【2019】72号)的要求执行,对于集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务执行集中采购,对采购目录以外或者采购限额标准以下的货物、工程和服务执行分散采购。

第十条 政府采购程序。政府采购程序包括下列主要步骤:采购需求论证,确定并执行采购方式,订立及履行采购合同,验收,结算。

第十一条 采购需求论证。采购需求部门先组织市场调查,进行立项申报,并由采购需求部门按要求牵头组织采购需求论证工作。编制年初预算时,财务室应组织召开各部门会议,传达年初预算精神,对各部门提出的采购申请进行审核。对确需要采购的项目报采购领导小组审核,采购领导小组着重从学校是否有相应的财力支撑和采购的必要性方面进行论证。

第十二条 政府采购预算编制及审批。学校按梧州市财政局的要求,在编制年度预算时,应同时编制政府采购预算。申请采购的货物、工程和服务必须符合国家有关规定,并考虑其经济性和实用性。没有编制预算的采购原则上不批准,确因特殊情况必须采购的,须经过领导班子审议同意。

第十三条 汇编政府采购计划。学校根据采购预算,对采购的货物或者服务对市场作充分的调研,汇总编制采购需求计划。

第十四条 确定并执行采购方式。具体采购方式为:公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购、现场议价、集体审议决策;学校视采购主体和采购金额不同分别采用不同的采购方式。

(一)单项合同估算价1万元以下的货物类和服务类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组审批同意购买后,在总务处备案,属集中采购目录以内的执行集中采购,并经政采云平台审核备案后直接在政采云电子卖场或定点服务供应商直接下单采购;对采购目录以外的货物类和服务类执行分散采购,不需要在政采云平台编制和备案采购计划,可直接在政采云电子卖场采购。

(二)单项合同估算价1万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组审批同意购买后,在总务处备案,可采用电话询价、现场议价的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(三)单项合同估算价1万元以上、5万元以下的货物类和服务类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,属集中采购目录以内的执行集中采购,并经政采云平台审核备案后直接在政采云电子卖场或定点服务供应商直接下单采购;对采购目录以外的货物类和服务类执行分散采购,不需要在政采云平台编制和备案采购计划,可直接在政采云电子卖场采购。

(四)单项合同估算价1万元以上、5万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,需在学校官网发布招标公告,公示采购内容和采购明细,组织不少于3家相应单位的招标,网上公示中标结果,签订采购合同后购买;可采用询价、邀请招标、现场议价和集体审议的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(五)单项合同估算价5万元以上、20万元以下的货物类和服务类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,报教育局项目办审核并报局领导审批,属集中采购目录以内的执行集中采购,并经政采云平台审核备案后直接在政采云电子卖场或定点服务供应商直接下单采购;对采购目录以外的货物类和服务类执行分散采购,不需要在政采云平台编制和备案采购计划,可直接在政采云电子卖场采购,也可采用询价、邀请招标、现场议价和集体审议的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(六)单项合同估算价5万元以上、30万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,报教育局项目办审核并报局领导审批,需在学校官网发布招标公告,公示采购内容和采购明细,组织不少于3家相应单位的招标,网上公示中标结果,签订采购合同后购买;可采用询价、邀请招标、现场议价和集体审议的方式进行,按照“比质比价、货比三家”的原则,确保公开透明,降低采购成本。

(七)单项合同估算价20万元以上、30万元以下的货物类、服务类项目采购和30万元以上、60万元以下的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,报教育局项目办审核并报局领导审批,原则上通过委托招标代理机构进行采购,可采用竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购等方式。

(八)单项合同估算价30万元以上的货物类、服务类项目采购和60万元以上的工程类项目采购,由采购人填写采购申请表,经采购领导小组开会审批同意购买后,在总务处备案,报教育局项目办审核并报局领导审批,再经政采云平台审核备案,依程序委托招标代理机构进行采购,可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判采购、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商采购等方式。

第十五条 关于政府采购中可研、立项、设计、招标代理、造价咨询、造价评审、监理等中介机构的确定应按《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国招标投标法》有关规定执行。

(一)单项合同估算价在20万元以上、60万元以下的货物类、服务类采购和单项合同估算价在30万元以上、60万元以下的工程类采购的中介机构确定,经采购领导小组开会审批同意后,在总务处备案,报送教育局项目办审核并报分管领导审批。

(二)单项合同估算价在60万元以上、100万元以下的政府采购的中介机构确定(含招标文件审定),经采购领导小组开会审批同意后,在总务处备案,报送教育局项目办审核并逐级呈分管领导和主要领导审批。

(三)单项合同估算价在100万元以上的政府采购的中介机构确定(含招标文件审定),经采购领导小组开会审批同意后,在总务处备案,报送项目办审核后呈局党组会讨论审定。

第十六条 订立及履行采购合同,验收,结算。学校根据招标的结果编制采购合同,实施采购、组织验收。验收无误后按照采购合同进行结算。

第十七条 采购验收管理。合同实施过程中和采购结束,学校应组织技术部门、纪检监察部门、工会代表和使用部门的相关人员进行检查验收。

第十八条 采购质疑答复与投诉管理。采购过程中出现供应商质疑和投诉,应按《政府采购质疑和投诉办法》解决,采购人负责供应商质疑答复,供应商投诉由上级部门依法处理。

 

第五章 风险评估及内控目标

第十九条 明确责任主体。政府采购工作组织结构设置应遵循统一领导、分级管理、目标一致、权责分明的原则,根据学校工作需要成立政府采购监督小组,由学校内部审计、工会代表和纪检部门发挥监督作用。申请采购部门为组织实施政府采购项目的责任部门,部门负责人为相关责任人,负责本部门需要办理政府采购项目的具体事项。每个采购项目都要确定具体负责人,以明确项目风险和切实做好内部控制,确保内控制度有效施行。

第二十条 内控目标。以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线,通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程,逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的政府采购内部运转和管控制度,做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位。

第二十一条 对政府采购内控制度执行情况进行必要的绩效考核。充分调动各项目参与人员的积极性,将政府采购内控执行情况纳入学校的绩效考评,督促项目参与人提高认识,保障项目预算和政府采购政策的最终执行。

 

第六章 附则

第二十二条 本制度由学校负责解释。

 

附件:

1.学校采购领导小组成员、工作小组、监督小组成员及工作职责

2.学校物品采购操作流程说明

3.奥门金沙网址采购招标评审专家库成员名单及职责

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

学校采购领导小组、工作小组、监督小组成员名单及工作职责

一、采购领导小组成员名单及工作职责

(一)采购领导小组成员名单

  长:李其斌

副组长:谭远森 

成 员:关宁 莫光耀  蓝伟东 罗仲威 

 。ǘ)采购领导小组工作职责

1.贯彻执行有关政府采购的政策法规,全面负责领导学校政府采购管理工作。

2.负责制定学校采购内部管理制度,并对制度执行情况监督检查。

3.研究决定重大采购事项,审定采购预算和计划。

4.协调解决采购业务执行中的重大问题,监督采购项目的实施,重点加强对采购申请、立项审批、采购招标、合同订立、验收、付款等环节的监控督查。

5.其他相关决策事宜。

二、采购工作小组成员名单及工作职责

(一)采购工作小组成员名单

组 长:杨逢云

副组长:霍亮  

成 员:邱婷婷 高 雯 潘健菁 柯雄华  钟瑞颜 王 炀 

(二)采购工作小组工作职责

1.组织学习有关政府采购的政策法规,制定学校采购管理办法,严格采购程序,规范采购行为。 

2.负责统筹和组织实施学校采购工作。分类编制年度采购计划;论证优化采购项目方案;组织采购项目招标工作;根据采购项目中标通知书,代表学校签订合同;组织采购项目的实施、验收工作;创建采购工作台帐。

3.配合落实重大采购事项决策程序。重大采购事项由采购领导小组研究确定采购意向,采购工作小组充分论证,制定采购方案,提交党政联席会议研究同意后方能实施。

4.购置纳入政府采购目录的项目,应按照有关规定实施政府采购;购置未纳入政府采购目录的项目,应严格规范采购与付款程序。大额货物、工程与服务采购项目,由采购工作小组和申购部门相关人员组成采购项目工作小组开展采购工作;采购日常工作,由钟瑞颜负责实施采购、签订合同,姚志坚、柯雄华、王炀负责收货及组织申购部门验收,潘健菁、高雯负责预算编制和付款;低值易耗物品采购由学:笄诓棵虐垂娣妒凳。

5.负责采购工作中的合同管理,建立必要的法律咨询审查制度,严格依法签订并履行合同。资产购建完成后,应及时按照国家有关专业标准、合同条款进行现场勘验、测试和清点。验收不合格,不得办理结算手续,不得交付使用,并按合同条款及时向有关责任人提出退货或索赔。

三、采购监督小组成员名单及工作职责

(一)采购监督小组成员名单

组 长:马晓彤

副组长:欧贵文 

成 员:苏健 张建宁、黄雁冰 关丰 刘北文

(二)采购监督组工作职责

1.建立健全内部监督管理及检查制度,全过程监督检查学校采购流程,监督采购部门执行有关采购法律法规和相关规定的情况。

2.参加采购工作会议和相关招标、评标工作,定期召开监督工作会议,听取采购工作管理办公室工作汇报,制止违规采购,坚决杜绝贪污、受贿的行为,保证学校采购工作公开、公平、公正和健康有序进行。

3.定期对学校采购工作开展情况进行检查,发现问题及时给予解决。

4.受理并认真调查处理有关质疑、投诉和举报,及时纠正和查处采购活动中的违纪违规行为。

 

附件2

学校物品采购采购操作流程说明


  为了提高学校采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足学校对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。

一、申请采购及其规定

(一)申请采购单的要素,完整的申请采购单应包括以下要素:
  1.申请采购的部门;
  2.申请采购物品所属项目;
  3.申请采购的用途;
  4.申请采购的物品名称;
  5.申请采购的物品数量;
  6.申请采购的物品规格;
  7.申请采购物品的样品、图片或详细参数资料等;
  8.申请采购的物品的需求时间;
  9.申请采购如有特殊需要请备注;
  10.申请采购申请人;
  11.申请采购部门主管审核意见;
  12.总务处负责人审核意见;

13.分管领导审批意见;
  14.校长审批意见。
  (二)申请采购及其提报规定
  1.申请采购单应按照要素填写完整、清晰,由申请采购部门负责人、总务处负责人、分管领导和校长审批,报总务处备案后交由采购工作小组进行采购;
  2.申请采购的货物、服务和工程项目的审批及备案按《奥门金沙网址政府采购管理内部控制制度第十四条有关规定执行。

3.遇急需的物资,领导不在的情况,可以电话或其他形式请示,征得同意后提报采购工作小组,签字确认手续后补。
 。.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请采购部门必须作出书面说明。
  二、由学校组织进行询价采购、竞争性谈判采购、现场议价、集体审议决策采购及其规定
  ( - )需在学校官网发布招标公告,公示采购内容和采购明细,公示时间不少于3个工作日,必须要有不少于3家有资质的供应商报名进行竞标;招标工作结束后,网上公示中标结果,公示时间不少于1个工作日。

(二)对于紧急申请采购项目应优先处理。

(三)招标评审会工作由采购工作小组按招标公告的时间组织进行,并事先通知采购申请人和随机抽取2名或者4名“奥门金沙网址采购招标评审专家库”成员参与评审,采购监督小组成员参与监督。

(四)参与招标工作的评审人员应按招标文件的要求,认真审阅来参加竞标的供应商的资质和实力,是否具有提供或完成我学校所需物资和项目的能力。对供应商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行确认。对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出。在实际评审工作中遇到问题应及时与采购申请人或采购部门沟通,在同等质量的前提下,选取价低者。
  (五)询价采购、现场议价采购、集体决策采购应按照规定的格式或拟定完整的招标文件格式进行。

(六)在招标时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示。

(七)重要项目应通过一定的方法对目标单位的实力,资质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
  三、合同的签订

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。

(一) 合同正文应包含的要素
  1.合同名称、编号、签订时间、签订地点;
  2.采购物品、服务或工程项目的名称;

3.采购物品的规格、数量或工程量、单价、总价及合同总额, 清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分;
 。.包装要求;
 。.合同总额应含税,含运达学校的总价,特殊情况(如有的货物可以在合同中明确界定清楚卸货、搬运、安装、调试等费用)应注明;
 。.付款方式;
 。.交货日期;
 。.质量保证期;
 。.质量要求及规范;
 。0.违约责任和解决纠纷的办法;
  11.供需方的信息;
  12.其他约定。

(二)合同签订
  1.如涉及到技术问题及学校机密的,注意保密责任;

2.拟定合同条款时-定要将各种风险降低到最低;
  3.为防止合同工程量追加或追加无依据,打包采购时要求供货方提供分项报价清单;
  4.遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;
  5.质保期一定要明确从什么时候开始,并应尽量要求厂商延长产品质保期;
  6.详细约定发票的提供时间及要求;
  7.针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款,调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等;
  8.与初次合作的单位合作时, 应少付预付款或不付预付款(多留质量保证金,一般是合同总额的5%);
  9.违约责任一定要详细、具体;
  10.招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;
  11.合同签定应按照规定格式对合同初稿进行巡签审查;

12.合同巡签审查通过后应由学校领导签字,加盖学校公章方可生效;
  13.签订的所有合同应及时报送学校办公室(存档)及财务部门(备查及付款)

四、付款及合同执行
  (一)付款规定
  1.所有已签订合同付款时应参照学校的相关规定执行;

2.按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

3.财务部门在接到付款审批单应在3天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知总务处并汇报学校领导。
  (二)合同执行
  1.已签订合同由总务处项目负责人负责跟进,由总务处负责人进行监督,如出现问题,总务处应及时提出建议或补救措施,并及时通知申请采购部门及学校领导;
  2.已签订的合同在执行期间,应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况,跟踪并督促其保质保量,按时履约;
  3.合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同,遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

六、验收与入库
  1.学校所采购物品,入库前均应通过使用部门的检验或验收;
  2.合同标的物在运达学:,采购工作小组应及时通知申请采购部门,由申请采购部门及时安排卸货与搬运;
  3.申请采购部门应及时验收合同标的物,申请采购部门已经验收的产品应及时进入后勤仓库或部门仓库,并及时出具入库清单;
 。.固定资产及服务按照学校财务规定由资产管理员完成登记等手续。

七、工程类项目验收

(一)验收权限

1.1万元以内的工程项目验收,由采购工作小组成员主持完成,相关项目采购申请人或使用部门负责人、采购领导小组成员1人、采购监督小组成员1人、财务人员共同参加;

2.1万元以上、5万元以下的工程项目验收,由采购工作小组副组长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小组成员2人、采购监督小组成员2人、财务人员共同参加;

3.5万元以上、30万元以下的工程项目验收,由采购工作小组组长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小组副组长、采购监督小组副组长、财务人员共同参加;

4.30万元以上的工程项目是委托招标代理公司进行采购的,验收工作由采购工作小组组长主持完成,相关项目采购申请人和使用部门负责人、采购领导小组组长、采购监督小组组长、财务人员以及监理公司工作人员共同参加。

(二)验收要求

1.建设项目工程验收,应参照国家验收规范及省、市建设主管部门有关工程验收的规定进行;

2.监理机构督促相关单位提供工程验收所需资料,对工程验收提出监理意见;

3.采购监督小组和财务人员对验收的项目提出结算意见;

4.所有参加工程项目验收人员应对工程质量是否符合规范要求,在工程验收意见表格中签署明确的书面意见。

(三)特殊验收

1.所有特殊情况的工程项目验收,如滞后或影响项目工程整体验收,由采购工作小组向学校采购领导小组出具专项报告,说明特殊验收产生的原因、情况和解决办法与期限。待学校党政联席会议研究同意后,方可依本规定要求的相关程序组织验收;

2.特殊情况的工程项目验收的权限及要求,依据工程类项目验收规定的验收权限和验收要求进行。

(四)验收整改

1.工程验收不合格的项目,30万元以下的由采购领导小组责成采购工作小组督促施工单位进行整改,整改完成后,依本规定要求的程序重新组织验收,合格为止。30万元以上的由采购工作小组责成监理公司督促施工单位进行整改,整改完成后,依本规定要求的程序重新组织验收,合格为止。

2.工程验收不合格的项目,相关部门不得办理工程结算手续,财务部门不得办理工程款的支付手续。特殊情况,报学校采购领导小组,待学校党政联席会议讨论研究后,根据会议记要进行处理。

(五)责任追究

1.已接到通知应参加验收的相关人员,无故不参加工程验收者,无论给学校是否造成损失,均需承担相应责任。

2.工程验收组织者,如没有按规定及时组织相关人员参加工程验收,无论给学校是否造成了损失,均须承担相应责任。

3.因工程质量问题,建设项目不能办理工程验收,致使学校无法如期使用而造成损失的,学校有权追究相关人员的责任。依法依规依合同追究监理公司的违约责任。

(六)验收移交

1.已完成验收的建设项目,由采购工作小组织相关人员,加速办理工程结算手续,并完成整理工程结算档案,依程序交由学校指定的档案部门保管;

2.建设项目完成工程验收后,采购工作小组应在两周内,依程序将项目移交学校相关职能部门及接受管理或使用部门。

3.因特殊验收等原因,由采购工作小组及相关职能部门,经充分论证可以交付使用的前提下,报学校采购领导小组,待学校党政联席会议研究同意后,可依程序将工程项目移交学校相关职能部门及接受管理或使用部门试运行。

 

附件3

奥门金沙网址采购招标评审专家库成员名单及职责

一、招标评审专家库名单及职责

(一)评审专家库成员名单

韦伟华   姚明霞  廖建华  梁天妍  周刚  马德信  朱姬  凌艺方  陈广云  赵汝生  雷珺妍  李树斌

 。ǘ)评审专家工作职责及要求

1.按时参加评审活动。遇特殊情况不能出席或不能按时参加评审的,应在开标前3个小时告知学校采购工作小组。

2.严格遵守与评审工作相关的法律、法规及规范性文件。

3.按照规定的评审程序、评审标准和评审方法,对供应商所供货物、工程和服务质量进行评审,不受任何单位或个人干预,依法进行独立评审,公正地作出判断并提出评审意见,不得向外界泄露评审情况。

4.发现供应商在本次招标活动中有不正当竞争或恶意串通等违规行为,应及时向学校采购领导小组或采购监督小组报告并加以制止。

5.有推荐中标候选供应商的表决权。

6.法律、法规和规章规定的其他权利。

                                           奥门金沙网址

                                          2020年10月30日

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